結婚式を挙げる際の遠方から来る友人のためにホテル手配をスムーズに行うには?

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結婚式で参列されるご親戚やご友人の中には遠方から来られる方もいることでしょう。そんな方々にはホテルを手配しなければならない場面もあるかもしれません。スムーズにホテルを手配する方法やゲストの皆さまへの配慮を忘れないためにも、事前に確認をしておきましょう。

遠方から来る友人やご親戚へホテルを手配しておく必要性

結婚式はご新郎・ご新婦が開催し、そこにご友人やご親族などを招待して、式に参加していただくという意味合いが強いです。そのため、自分たちの結婚式に来ていただく方々に、交通費や宿泊費を負担してもらうというのは、望ましいことではありません。

通常、結婚式に来るゲストの皆さまのホテル代は、ご新郎ご新婦が全額負担することになっています。ただし、どのような付き合いなのか、どこからやってくるのかでも、負担額やホテルの手配が必要かどうか変わってきますので、確認した上で事前に準備しておくことが必要です。

例えば、近場から来るようなゲストさまなら、当日の交通費は全額ゲストさまの負担にしても良いでしょう。これが飛行機や新幹線でくるとなると、事前にチケットを購入してゲストさまのところに送付するか、結婚式の当日にお車代として包む必要があります。

また、遠方から来る方は結婚式に参加することで、日帰りができない場合や、最後まで出席することのできない方もいます。そのような方にはホテルの手配をしておく必要があるでしょう。二次会に参加してくれる遠方の方へも同様です。

ホテルを手配する前の準備

ホテルを手配したり、交通費を用意したりする場合は、事前に手配すべきゲストの皆さまの人数をチェックします。交通費や宿泊費はゲストさまからご新郎ご新婦に出してほしいとは言いだしにくいものなので、必ずご新郎ご新婦が進んで用意するようにしましょう。

また、遠方から来る方であっても日帰りで帰ろうと考えているゲストさまもいるので、ホテルの手配前に確認しておくことが大切です。ご親戚の方であれば、他のご親戚のお家に泊まっていくことも考えられるので、ご両親とも相談しながら人数チェックをしましょう。

ホテルを手配する準備に入ったら、当日宿泊する人数を確認しましょう。これは招待状に内容を記載し、交通機関を使うか、宿泊していくかなどを聞くようにするとスムーズです。もちろん文面は工夫して記載するようにします。そして招待状の回答を待ち、それにより宿泊希望者の人数をチェックします。また駐車場も必要か一緒に聞いておきましょう。宿泊希望者の人数が確定したら、ホテルを予約して部屋を割り振ります。

部屋割りは乳児のいる方や、ご夫婦の方、おひとりで来る方などいますので、部屋割りも気を使って考えないとなりません。友達同士ならツインでも良いでしょうが、子供のいるゲストさまは、ツインにするかトリプルにするか、または大きめのダブルにするか悩むところです。わからなければゲストさまに、直接聞いてみるのも良いです。

ホテルの予約方法と選び方

ホテルを予約するには、自分で探すという方法があります。自分で探す場合のメリットとしては、宿泊費が安く済ませられるという点です。その代わり、式場からのアクセスや空室状況などの確認も自分で行わなければならないので、手間がかかってしまう場合もあるでしょう。

時間をかけずスムーズにホテルを探すなら、その結婚式場と提携しているホテルを予約する方法があります。場合によっては式場にお願いすれば、すべて式場の方で行ってくれます。ただしこの方法は宿泊料金が割高になる場合もありますので、確認が必要です。

ホテル代と交通費がセットになったパックプランを用意しているところもあり、安く済ませられる場合があるので、式場へ確認をしてみましょう。

ホテルが決まれば、宿泊料金の事前支払いを行います。支払いはクレジットカードか銀行振り込みになります。またホテルを選ぶときは、一緒に駐車場も手配しましょう。ホテルによっては駐車場が無く、車で来るなら近くの有料駐車場を使ってもらうようなケースも少なくありません。特に首都圏のホテルだと、駐車場がないホテルも多いので注意が必要です。

会場一体ではないホテルを用意する場合の注意点

会場一体型のホテルは、挙式が終わればそのまま宿泊できますが、会場と違う場所のホテルを予約するときは注意が必要です。

会場からホテルへの移動を考え、できるだけ会場から近いホテルを手配してあげるべきです。もしどうしても遠くのホテルしか手配できなかった場合は、タクシー代などを用意する配慮も忘れずに。

ホテルを予約するときは、人数間違え、予約日の間違えがないように、よく確認してから手配するようにしてください。

無事にホテルの手配が完了し、支払いも済ませたら、ゲストの皆さまに宿泊先を早めに教えてあげるようにします。早めに連絡しておけば、当日の移動手段も決めやすく、交通費をゲストさまが負担するような場合でも、スケジュールが立てやすいです。もちろんゲストさまに連絡するときは、ホテルや式場へのアクセス経路も教えてあげるようにしましょう。

ゲストの皆さまへホテルを手配するのは、結婚式の準備をするのと同じように大変なものです。出来るだけ早めに確認をして、ホテルを手配するようにしましょう。宿泊施設付きの式場などもあるので、遠方から来られるゲストさまが多い場合にはそういった結婚式場を検討してみるのも手段のひとつです。


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